BHP

Delegowanie zadań pracownikom – praktyczne wskazówki

Wielu przełożonych nie decyduje się na delegowanie zadań pracownikom w obawie przed tym, że nie wykonają ich, jak należy. Jednak warto pamiętać, że nie da się wszystkiego zrobić osobiście. Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest więc obdarzenie zaufaniem podwładnym i powierzenie im nowych obowiązków. Jak delegować zadania pracownikom skutecznie? Czym kierować się przy wyborze osób? Wszystko wyjaśni się po przeczytaniu tego tekstu!

Czym dokładnie jest delegowanie zadań pracownikom?

W przeciwieństwie do wydawania poleceń delegowanie zadań pracownikom jest jednoznaczne z ich większą swobodą. Głównie dlatego, że przełożony pozwala im na samodzielne podejmowanie decyzji i rzadko kiedy w nie ingeruje. Dla podwładnego jest to szansa na wykazanie się własnymi umiejętnościami i skorzystanie z tych, które ma jego menedżer. Poza tym bardzo często ma większą motywację do pracy, ponieważ skrupulatne wywiązanie się z obowiązków może w przyszłości oznaczać awans lub nagrodę pieniężną.

W związku z tym, przełożony nie bierze bezpośredniego udziału w wykonywaniu zadań, a jedynie sprawuje dyskretną kontrolę nad przebiegiem projektu i w razie potrzeby służy pomocą, radą, czy też własnym doświadczeniem. W ostateczności prowadzi to do tego, że pilnuje terminowości oraz efektów końcowych. Należy zaznaczyć, że przełożony ma pełne prawo oczekiwać spełnienia wszystkich wymagań, ale nie może liczyć na to, że obowiązki wykonane zostaną tak samo, jak on by to zrobił.

Delegowanie zadań pracownikom to dla niego przede wszystkim oszczędność czasu i odciążenie od nadmiaru pracy. Tutaj można przeczytać więcej: https://www.brella.pl/blog/delegowanie-zadan/. Pracownikom nie należy powierzać zadań, które dla przełożonego są po prostu nieprzyjemne. Muszą oni widzieć, że zostali docenieni i dostali możliwość wykazania się kreatywnością i nabytą wiedzą.

Jak delegować zadania pracownikom?

Wbrew pozorom delegowanie zadań pracownikom nie jest proste. Przełożony musi bowiem tak przekazać informacje i polecenia, żeby były dla nich jasne. Niezbędna jest więc nie tylko konsekwencja i pewność siebie, ale też uprzejmość i empatia. Zresztą powierzenie obowiązków innym wymaga od niego również umiejętności słuchania i zarządzania. Mimo że kontroluje przebieg prac, to musi mieć też czas na to, aby poprawić ewentualne błędy i tym samym nie narażać się na żadne opóźnienia.

Powinien umieć określić, czy dana osoba rzeczywiście ma odpowiednie predyspozycje do wykonania określonych czynności. Menedżer jeszcze przed oddelegowaniem pracownika zmuszony jest uwzględnić, na jakich zasadach będzie monitorował prace, co pozwoli mu na stały wgląd do postępów i większe szanse na korektę błędów jeszcze na wczesnym etapie. Co więcej, nadzór sprawi, że podwładny będzie bardziej zmotywowany i z większą starannością przyłoży się do nałożonych obowiązków. To do przełożonego należy dostarczenie niezbędnych informacji dotyczących zadań oraz odpowiednich narzędzi do ich wykonania.

Jak delegować zadania pracownikom skutecznie?

Najważniejsze jest to, aby nie bać się, tego robić i nie odwlekać niczego w czasie. Im projekt szybciej zostanie zrealizowany, tym szybciej można przecież rozpocząć pracę nad kolejnymi. Nie można zaprzeczyć, że wydajność i terminowość przedsiębiorstwa ma bardzo duże znaczenie. Bardzo dobrze jest też zmotywować pracownika do maksymalnego zaangażowania. Nic nie wpłynie na niego bardziej niż świadomość powagi powierzonego zadania oraz premia za jego wykonanie. Z tym że warto pozwolić mu działać samodzielnie. Skoro przełożony zdecydował się go oddelegować, to mu zaufał i wierzy, że świetnie sobie poradzi. Nie trzeba mu podkładać gotowych rozwiązań. Jeżeli czegoś nie będzie mógł rozwikłać, to z całą pewnością sam poprosi o pomoc, czy też radę. Dla niego jest to możliwość rozwoju, więc będzie się starał, aby zyskać uznanie, a narzucanie mu pomysłów może doprowadzić do jego frustracji i motywacji. Wskutek czego, żadna ze stron nic nie zyska. Jeśli delegowanie zadań pracownikom będzie przebiegało pomyślnie, to menedżer będzie mógł zająć się najistotniejszymi sprawami firmy bez obaw, że w międzyczasie zaniedba inne.